Kapsi BLOG

Jotkut ovat varmaan joskus miettineet mihin Kapsilla menee rahaa ja jonkinmoisia kuvia varmasti on tullut vuosikokouksen dokumenteista, mutta tässä nyt ensimmäistä kertaa selkeämpi esitys siitä, että mihin rahaa oikeasti menee.

Hieman selvennyksiä kuvassa oleviin lukuihin. Tuo kaavio esittää tilannetta vuoden 2010 alusta tähän asti tulleista kuluista.

Palvelimet sisältää uudet palvelimet, verkkolaitteet ja niiden tukipaketit. Palvelimissa on myös jo laskettu mukaan Siika, vaikka siitä ei ole vielä tullut laskua, koska se olennaisesti muuttaa jakaumaa ja esittää todellisemman kuvan siitä mikä tilanne tällä hetkellä on.

Hosting sisältää Nebulalle ja Tenuelle maksettavat kulut palvelimien hostauksesta.

Toimitila sisältää kaikki kulut, mitä toimitila on aiheuttanut. Tässä on syytä huomata, että tälle vuodelle on tullut noin 5000 euroa kertaluonteisia kuluja toimitilan käyttöönotosta joita ei ensi vuonna ole.

Matkakulut sisältävät kaikki päivärahat, lento/juna/bussiliput, kilometrikorvaukset ja muut ihmisten liikuttamiseen menneet kulut.

Kokouskulut sisältää tilavuokrat, ruuat, juomat ja kaikki muut kulut jotka tulevat yhdistyksen kokouksista, toimihenkilöiden kokouksista sekä hallituksen kokouksista. Ylivoimaisesti suurin osa kokouskuluista tulee yhdistyksen kokouksesta sekä isommasta toimihenkilöiden tapaamisesta. Hallituksen kokouskulut ovat marginaaliosa tuossa.

Muut kulut sisältää muunmuassa kirjanpidon, tilitarkastuksen, postikuluja, toimistotarvikkeita, yhden toimihenkilön miniläppärin, mainoskuluja, paitatilauksen ja muuta mikä ei suoranaisesti mene muihin kategorioihin.

Vuoden 2010 loppupuoliskolla kulujakauma tulee hieman muuttumaan, mutta ei merkittävästi. Uusia palvelimia tuskin tulee enää tälle vuodelle, joten niiden osuus hieman tippuu ja hostingin nousee kun joulukuussa tulee vielä yksi iso lasku Nebulalta. Muiden osioiden osuudet eivät tule oleellisesti muuttumaan.

Olemme hallituksessa pohtineet viimeaikoina yhdistyksen jäsenmaksun suuruutta. Nykyään henkilöjäseniltä perittävä 30 euroa jäsenmaksuna on ollut onnistunut päätös aikanaan kun se siihen asetettiin. Sillä on katettu yhdistyksen palvelut mainiosti ja investoitu uusiin ratkaisuihin, jotka ovat mahdollistaneet uusien palveluiden tarjoamisen.

Nyt kuitenkin hallituksen mielestä olisi jo soveliasta korottaa henkilöjäsenten jäsenmaksu 35 euroon per vuosi. Hallitus ei tietenkään jäsenmaksusta päätä, mutta todennäköisesti hallitus tulee esittämään vuoden 2010 vaalikokoukselle jäsenmaksun korotusta 35 euroon, josta kokous tekee lopullisen päätöksen.

Moni ei mahdollisesti tykkää siitä, että jäsenmaksua korotetaan, mutta koitan avata hieman taustoja siitä, miksi näin halutaan tehdä.

Jos tarkastellaan 30 euron ostovoimaa vuonna 2003 ja nyt, niin tuolla vuoden 2003 30 eurolla on arvoa noin 32,9 euron verran. Tuo muutos ei ehkä tunnu merkittävälle yksilön kohdalla, mutta jos mietitään yhdistyksen kokonaisbudjettia vuonna 2011 niin tuo yksinään tekee lähes 10 000 euron eron budjetissa.

Viime kuukausina olemme uusineet hosting- ja tietoliikenneratkaisuja, jotta palveluiden luotettavuus paranisi ja yhdistyksen kasvaessa ei tulisi kapasiteettiongelmia millään suunnalla. Tästä johtuen kulut ovat nousseet huomattavasti, melkein 20 000 euroa vuoden 2011 osalta aiempaan verraten.

Kulujen lisääntyessä ja inflaation syödessä budjettia, pitäisi yhdistyksellä olla vielä rahaa investoida uuteen laitteistoon – ainakin jos halutaan parantaa palveluita tosissaan.

Näiden syiden vuoksi hallitus näkee, että olisi järkevää korottaa jäsenmaksua nyt. Tarkoitus olisi myöskin, että siihen jäsenmaksun suuruuteen ei tarvitsisi puuttua useaan vuoteen tämän jälkeen.

Olisi mukava saada jäsenistön kommentteja tähän, että olisiko 35 euroa sitten lopulta liikaa nykyisistä ja tulevista palveluista. Vielä voi vaikuttaa siihen, että ehdotetaanko tätä vaalikokoukselle ja voi myöskin tulla vaalikokoukseen paikalle esittämään mielipiteitään ja päättämään tästäkin asiasta.

Kuten jo monet varmaan vuosikokouksen kokouskutsusta huomasivat, on vuosikokouksessa käsittelyssä kohta sääntömuutos. Ajattelin tässä hieman selventää mistä on kysymys.

Kapsin sääntöjä muutettiin varsin vastikään kun siirryttiin kahden kokouksen järjestelmään, tämä on osoittautunut hyväksi ja selkeyttänyt monia asioita. Nyt on kuitenkin havaittu taas, että käytäntö ja säännöt eivät välttämättä optimalisella tavalla kohtaa.

Nykyiset säännöt tuntevat yksityisjäsenet ja kannatusjäsenet, eivät muita jäsenryhmiä. Nykyään kaikki oikeustoimikelpoiset yhteisöt ovat joutuneet liittymään kannatusjäseniksi eikä tämä ole kovinkaan tarkoituksenmukaista. Tässä muutoksessa olisi tarkoitus tehdä uusi jäsenryhmä, yhteisöjäsen, joka olisi oikeustoimikelpoisia yhteisöjä varten. Samalla kannatusjäsenryhmän äänioikeus voitaisiin poistaa ja siten kannatusjäsenet olisivat vain kannatusjäseniä.

Toinen muutos mitä viimeaikoina on pohdittu, että hallituksen kausi pidennettäisiin kahteen tai kolmeen vuoteen ja vain osa hallituksesta olisi kunakin vuonna erovuorossa. Tällä muutoksella saavutettaisiin jatkuvuutta, joka alkaa olla tämän kokoisen yhdistyksen toiminnassa jo oleellista. Tälläkin hetkellä hallitus ja muut toimihenkilöt joutuvat suunnittelemaan useitakin asioita useamman vuoden tähtäimellä jotta nykyinen palvelutaso saadaan turvattua. Tätä ajatellen on ihan hyvä, että hallituksessa on aina henkilöitä jotka olisivat olleet vähintään vuoden hallitustoiminnassa mukana. Käytännön tasolla tämä on jo toteutunut viimevuosina kun hallitukset eivät ole vaihtuneet kokonaan missään vaiheessa, eikä se olisi aiemminkaan toiminut. Nyt tämä käytäntö on jo niin oleellinen asia, että se on syytä turvata säännöillä.

Tähän viestiin voi kommentoida jos on sääntömuutoksesta näkemyksiä, tai sitten lähettää sähköpostia hallitukselle. Varsinainen uusien sääntöjen teksti, tai ainakin se mitä hallitus aikoo yhdistyksen kokouselle ehdottaa, tulee saataville ennen vuosikokousta.

Nyt se sitten viimein tapahtui. Yhdistyksen uudet toimitilat saatiin koekäyttöön Oulun Alppilassa. Tilat löytyivät erään talon kellarista ja vaikuttaisivat sopivan erinomaisen hyvin yhdistyksen tarkoituksiin. Tilojen käyttötarkoitushan siis erityisesti hallituksen ja ylläpidon kokoukset naamatusten, mutta myös muut toimihenkilöiden kokoontumiset. Tällaisten kokousten järjestämisen hyöty on jo moneen kertaan havaittu, mutta vasta nyt on mahdollista järjestää kokouksia ilman että niitä tarvitsee tuoda kenenkään koteihin.

Ensimmäinen tiloissa järjestetty tapahtuma oli hallituksen kokous 5.11.2009. Sen verran asiat ovat kesken, että tiloista puuttuu vielä melkein kaikki kalustus ja kuvissa näkyvät kalusteetkaan eivät ole omia. Tiloihin hankitaan kokouksissa tarvitut välttämättömyydet, kuten pöytätilaa ja whiteboard, tietysti mahdollisuuksien mukaan edullisia tai ilmaisia lahjoituksia käyttäen. Tiloihin on tarkoitus järjestää myös kohtuullinen mikrofoni, jotta myös etänä osallistuminen kokouksiin on mahdollista.

Tilojen käytöstä varmaan kirjoitellaan vielä lisää myöhemmin, ja tietysti myös muutenkin aktiivisesta toiminnasta.

Kuten aiemmassa postauksessa kerroin, jäsenmaksulaskuistamme ei lähde tällä hetkellä automaattisia muistutuksia. Lisäksi laskut lähtevät vain jäsenrekisteriin ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tähän parannuksena meillä on tällä hetkellä tarjota ainoastaan toivo Sikteeristä, mutta se tuskin on nopeasti käyttöönotettavissa. Pankin vaihdon jälkeen saimme sentään käyttöömme koneella käsiteltävät tilitapahtumalistaukset ja nyt on ainakin mahdollista automatisoida valvontaa jonkin verran.

(Kuvia postitustalkoista, kuvat Matti Averio)

Koska maksamattomia laskuja oli pahimmillaan useiden vuosien ajalta, katsoimme järkeväksi yrittää vielä tavoittaa jäseniä paperisilla muistutuksilla sähköpostin lisäksi. Melko moni on varmasti vuosien aikana vaihtanut sähköpostiosoitettaan, mutta postitse on vielä toivoa tavoittaa jäsen.

Muistutuksia lähtikin paperilla hurja määrä, 418 kappaletta. Tästä on jo vähennetty sähköpostilla lähetetyn muistutuksen maksaneet.

Osa on varmaankin jättänyt maksun maksamatta, koska haluaa lopettaa jäsenyytensä mutta ei ole hoksannut lähettää asiasta viestiä hallitukselle. Toisaalta luvattoman monella on jäsenrekisterissä vanhentuneet yhteystiedot. Tämän postimuistutuksen tarkoituksena on osaltaan myös herättää heidät ennen tunnuksien lukitsemista.

Maksut maksamatta jääneet voidaan ainakin näiden muistutusten jälkeen viimein selkeästi erottaa. Ainakin tämän jälkeen jäsenrekisteri on taas siistimpi ja voidaan jatkossa valvoa jäsenmaksuja järkevämmin. Tavoite-aikatauluna on lukita tunnukset ennen vuosikokousta.

Kaupallisuuskysymys on ollut vuoden aikana koko ajan esillä jäsenten ja hallituksen välisessä keskustelussa. Jäsenten kysymyksien vuoksi yhdistyksen vuosikokouksen 2008 esityslistaan on lisätty kohta, jossa käsitellään kaupallisuutta jäsenpalveluissa. Toiveissa onkin, että vuosikokouksessa saataisiin kirjattua ylös selkeä kuvaus, josta on helppo ymmärtää, mikä on sallittua jäsenpalveluiden käyttöä ja mikä ei.

Periaatteessahan yhdistyksen resursseja ei ole tarkoitus hyödyntää voiton tavoitteluun. Helppo osuus on jo määritelty; on päätetty ettei millekään yritysmuodolle tarjota palveluita (Vuosikokous 2005, Hallituksen kokous 1/2005). Epäselvää onkin, pitäisikö yksityisten jäsenten sallia esimerkiksi rakentaa pienimuotoista verkkokauppaa kotisivuilleen ja missä laajuudessa.

Mikä onkaan jäsenten kanta? Sääntöjen mukaan ”Yhdistyksen tarkoituksena on antaa jäsenilleen puitteet itsensä ilmaisemiseen Internetissä sekä edistää tietotekniikan osaamista. Toiminnan tarkoituksena ei ole tuottaa jäsenistölle voittoa eikä välitöntä taloudellista ansiota.”

Toivon, että jäsenistö innostuu osallistumaan vuosikokoukseen aiempia vuosiakin runsaslukuisempana. Yhdistyksen suunta tulevaisuudessa riippuu pitkälti siitä mitä me, jäsenet, yhdistykseltä haluamme. Kokouksen valmistelut ovat parhaillaan menossa; näillä näkymin kokous on tarkoitus järjestää huhtikuussa. Jokainen jäsen saa osallistua vuosikokoukseen ja vaikuttaa yhteisiin
asioihin.