Kirjoittajan arkisto

Siika-levypalvelimen häiriöt

torstaina 15. joulukuuta 2011

Siika – Huuto

Tällä kertaa vähän teknisempää juttua niille joita kiinnostaa. Lyhyt yhteenveto: levypalvelimella on ollut pientä ajoittaista tökkimistä. Ongelmat ovat tiedossa, tarkkaa syytä selvitetään ja korjaus tehdään heti kun mahdollista. Kertokaa jos tällaisia halutaan jatkossa.

Siika-levypalvelin on toiminut pääasiassa erittäin hyvin. Sen suorituskyky on normaalitilassa havaittavasti parempi kuin aiemman levypalvelimen. Valitettavasti uusi levyjärjestelmä ei ole ollut aivan ongelmaton. Tässä artikkelissa joitain havaintoja ja teorioita. Osa asioista on vielä selvittämättä, mutta ajattelin että jäseniä saattaa kiinnostaa mitä ongelmien taustalla on ja mitä asioille on jo tehty.

Siian levyjärjestelmät:

  • tank: kotihakemistot, sähköpostit ja virtuaalikoneet
  • siilo: /siilo-tallennustila

Ongelmat alkoivat ilmenemään useiden viikkojen raskaan käytön jälkeen. Ensimmäisten oireiden ilmetessä tank-levyjärjestelmällä oli käynnissä rutiinitarkastus. Tarkastus oli oireiden ilmennessä kestänyt vajaan viikon ja oli edennyt 90 % asti. Yhtäkkiä kirjoitukset verkkolevylle kestivät kohtuuttoman kauan ja tästä aiheutui hidastelua www-palveluihin, lakan shelliin, irkkeihin ja muihin verkkolevyä käyttäviin palveluihin. Ylläpito keskeytti tarkastuksen kun sen epäiltiin mahdollisesti olevan häiriön aiheuttaja. Oireet lakkasivat lopetukseen.

Hetken tutkiskelun jälkeen muutama levyistä näytti SMART-tietojen perusteella olevan vaihdon tarpeessa. Virheellisiä sektoreita ei vielä ollut, mutta aiempien havaintojen mukaan jo ”pian virheelliset” sektorit enteilevät levyn rikkoutumista ja voivat aiheuttaa hidastelua. Kaksi oireilevaa levyä päätettiin vaihtaa varalevyihin (hot spare). Operaatiota kutsutaan zfs:ssä resilveriksi ja se vastaa jokseenkin RAIDin uudelleenrakennusta, mutta tapahtuu tiedostojärjestelmätasolla, ei raa’alle levypinnalle. Resilver-toiminnon aikana oireilu jatkui ja oli pahimmillaan perjantaina illalla. Asialle ei keksitty mitään helpotuksia ja oireet menivätkin ohi melko pian. Resilver kestää noin 24h. Pakassa olevissa levyissä havaittiin vielä lisää virheitä enteileviä SMART-lukuja ja kaksi levyä lisää on sittemmin vaihdettu.

Levyt

Siian levyt ovat Western Digitalin 7200 RPM Black -levyjä. Niitä on 56 kappaletta Supermicron 4 räkkiyksikön levykehikoissa, joita on Siiassa kaksi. Molemmat ovat 4x 3 Gbit/s SAS-kaapelilla kiinni levyohjaimessa.

Valitettavasti levyjen kanssa on ilmeisesti ongelmia RAID-käytössä. Levyjen firmwaren ongelmista yksi on, että jos lukemisessa sattuu virhe, niin levy yrittää lukea uudestaan useita kertoja ennen epäonnistumista. Tämä on huono ominaisuus palvelinkäytössä, sillä Siian zfs-tiedostojärjestelmä osaisi kyllä tunnistaa ja korjata vaikka virheellisen levyltä tulevan datan. Olennaisesti levyn pitäisi antaa lukuvirhe heti tai hyvin nopeasti, jotta tieto haettaisiin seuraavalta levyltä.

Vaikka ongelma on tiedostettu ja levyjä aiotaan vaihtaa Hitachin valmistamiin (olematon saatavuus hidastaa vaihtoa), esiintyneet häiriöt eivät välttämättä johdu näistä levyistä. On vielä tässä vaiheessa mahdotonta sanoa onko tällä ongelmalla mitään tekemistä esiintyvien häiriöiden kanssa.

ZFS Intent Log

Siikassa on 4 kpl HP:n 60 GB SSD-levyjä, joita käytetään muun muassa ZFS Intent Login tallentamiseen. Tällä järjestelyllä Siika toimii erittäin suorituskykyisesti. Eräs tuoreemmista havainnoista on, että jos ZIL:n ulkoinen loki poistetaan käytöstä, jolloin ZIL kirjoitetaan itse pakan levyille, niin NFS:n pätkiminen loppui.

Jos ZIL:n loki on SSD-levyillä, levyjärjestelmä toimii erittäin suorituskykyisesti, paitsi että ajoittain ainakin resilverin ja scrubin aikana on ilmennyt hidasteluja ja tökkimisiä. Jos SSD:t on poistettu käytöstä, tökkimisiä ei ole havaittu. Toisaalta suorituskyky on paljon heikompi. Ylläpito kokeili myös yhden varakovalevyn käyttämistä ZIL-lokina, mutta oireet tulivat takaisin eli vika ei välttämättä ole itse SSD-levyissä.

Ilmeisesti ZIL liittyy jollain tavalla oireiluun, mutta se miten, on vielä epäselvää. Ylläpito testailee Muikku-varmuuskopiopalvelimella, sillä siinä on vastaava levyjärjestelmä ja OpenIndiana-käyttöjärjestelmä, mutta mahdollinen tökkiminen ei näy jäsenpalveluissa.

Valitettavasti kunnes ongelmat selviävät, levyjärjestelmä toimii hieman hitaammin. Testit pyritään tekemään ilman häiriöitä jäsenpalveluille, mutta täysin niiltä ei voitane välttyä. Pahoittelut ja toivotaan että muuten hyvin toiminut Siika-levyjärjestelmä saadaan toimimaan yhtäaikaa luotettavasti ja nopeasti.

Linux-ytimen ongelmat Kapsin palvelimilla

maanantaina 25. huhtikuuta 2011

Kuva: ”tarazan” CC BY-NC-SA.

Valitettavasti kaikille yhdistyksen palvelimilta irkkaaville jäsenille on tullut varmasti selväksi, että Kapsin palvelinten Linux-ydinten kanssa on vakavia ongelmia. Avaan tässä hieman tiedotteita yksityiskohtaisemmin mitä ongelmat koskevat, mitä asialle on tehty ja tullaan tekemään.

Verkkokortit

Ilmeisesti lähinnä kuormituksen kasvettua Lakka-palvelimella Siilo-levytilan käyttöönoton jälkeen verkkokortit alkoivat oireilla. Käytännössä palvelimen kahdesta verkkokortista toinen (eth0 tai eth1) meni sellaiseen tilaan että liikennettä ei enää kulkenut. Käytännössä kun sisäverkon kortti tipahti, yhteys NFS-verkkolevypalvelimeen meni poikki ja kaikki verkkolevyä käyttävät ohjelmat (kaikki käyttäjien ohjelmat) menivät jumiin. Jumitus jouduttiin purkamaan uudelleenkäynnistyksellä. Vastaava ongelma on ilmennyt aiemminkin lakalla ja xobilla pidemmän aikaa sitten, mutta ei aiemmin ole toistunut. Oletettavasti uudentyyppinen liikenne sattui olemaan sellaista, joka saa vian esiintymään useammin.

Ongelma liittyi Broadcomin verkkokortteihin tietyllä firmware/ajuriversiolla. Valitettavasti uudempaa ajuria ei saatu käytössä olevan Linux-ytimen 2.6.32.y-sarjan versioon. Ongelma ratkaistiin vaihtamalla tärkeimmille koneille verkkokortit Intelin valmistamiin kortteihin.

NFS ja lukkiutumiset

Aluksi osa jumituksista ja kaatumisista kategorisoitiin Linuxin NFS-toteutuksen huonoudeksi. Todellisen vian selvittäminen on hankalaa ja vaikka osa virheistä onkin antanut ymmärtää, että NFS voisi olla syyllinen, vika on voinut olla osassa tapauksista myös verkkokortin ajurissa.

Nyt ongelmana Lakalla on ollut jumittumisia, joissa kaikki prosessoriytimet ovat odottamassa lukon vapautumista eikä niistä yksikään tee mitään hyödyllistä. Tällainen tilanne johtuu ohjelmointivirheestä ytimessä ja siitä toipumiseksi kone on käynnistettävä uudelleen. Tuotantokoneella viasta ei olla onnistuttu kaivamaan riittävän paljon tietoja, jotta vian aiheuttaja saataisiin jäljitettyä. Vastaavaa ongelmaa ei kovasta yrityksestä huolimatta ole saatu toistettua testaukseen tarkoitetulla Paskanmarja-palvelimella. Ilmeisesti vian toistamiseen tarvittavaa tavallista käyttöä matkivaa testikuormaa ei ole onnistuttu toistamaan riittävän hyvin testiympäristössä. Koska vikaa ei saada toistettua hallitusti, sen löytäminen on äärimmäisen vaikeaa ja korjaaminen mahdotonta. Tietysti on mahdollista, että joku Linux-kehittäjistä törmää samaan ongelmaan ja korjaa sen tai kirjoittaa vian aiheuttavan osan koodia uudestaan muun kehityksen yhteydessä.

Hilla on kaatunut nyt useita kertoja niin, että kaatumisesta ei ole jäänyt mitään jälkiä. Vian etsiminen ilman mitään tietoja kaatumisesta on vielä edellistäkin vikatyyppiä vaikeampaa. Koska kaatumisia on tapahtunut usein, otettiin käyttöön Linux 2.6.38-sarjan ydin, jossa ainakin osa Lakalla saaduissa virheilmoituksissa esiintyneistä osista on kirjoitettu uudelleen. Ydintä ei ole ehditty vielä kovin kattavasti testata (joskin yksi vakava bugi siitä jo testauksessa 12 tunnin rasituksen jälkeen löydettiin ja korjattiin). Se otettiin silti käyttöön ajatuksella “eihän se ainakaan huonompi voi olla kuin edellinen”. Aiempi ydin kun ei tunnu pysyvän enää vuorokautta pidempään kunnossa. Ainut järkevä arvaus tuntuu olevan että jokin käyttäjien aiheuttamassa kuormassa on muuttunut, mikä on johtanut vian toistumiseen. Tai tietysti voi olla että vika tulee muuten vain esiin helpommin Debian Squeezen uudemmilla ohjelmilla.

Yksittäiset ongelmat

Vaikeasti toistettavien vikojen toistamisessa ja paikantamisessa yksi huomattava lisäongelma on, että yhdistyksen ytimet eivät ole ns. vanilla-ytimiä eli suoraan kernel.orgin puusta. Yhdistys käyttää esimerkiksi grsecurity-patchiä, joka mm. sisältää suojakeinoja erilaisia hyökkäyksiä vastaan. Toinen käytössä oleva isompi muutos on BFS-skeduleri. Ennen BFS:n käyttöönottoa paljon CPU-aikaa vievät prosessit haittasivat muun järjestelmän vastenopeutta (interaktiivisuutta). BFS:llä CPU-käyttö ei ole enää ollut ongelma.

Ongelma on, että jos törmäämme johonkin epämääräiseen ongelmaan ja epäilemme että se voisi olla jossain kolmessa mainitusta komponentissa (kernel.org Linux, grsecurity, BFS), niin siitä raporttia lähettäessä ensimmäisenä ehdotetaan kokeilemaan toistuuko puhtaalla kernel.org-ytimellä. Jos ongelma on alunperinkin sellainen ettei sitä saada testiympäristössä toistettua, päädytään melko toivottomaan tilanteeseen. Tuotantoympäristössä ei voi hirveästi myöskään kokeilla kovin suuria muutoksia, varsinkaan jos niiden toimivuudesta ei ole mitään takeita.

Yhteenveto

Yhteenvetona ongelman vakavuus siis on todellakin niin yhdistyksen ylläpidon kuin hallituksen tiedossa ja tilanteen ratkaisu on ensiarvoisen tärkeää ja sen eteen tehdään kovasti töitä. Ylläpitäjät ovat käyttäneet useiden työpäivien verran omaa aikaansa uuden Linux-ytimen testaamiseen, ongelmien selvittämiseen ja korjaamiseen. Siis vapaaehtoistyötä. Jäseniltä tulevat kyselyt ”milloin ongelma korjataan” ovat siis sinänsä oikeutettuja, mutta kun tilanne tuntuu toivottomalta, kysymykset tuntuvat ikävältä. Kysymysten tai jopa haukkujen toistaminen ei ole kehittävää vaan on pois siltä työpanokselta, jonka vapaaehtoiset (ja pätevät) ylläpitäjämme jaksavat käyttää oikeiden ongelmien ratkomiseen.

Me ylläpidossa ja hallinnossa olevat olemme myös käyttäjiä ja muiden käyttäjien tavoin haluamme erittäin paljon, että kaikki palvelut toimisivat vakaasti ja ongelmitta. Ylläpitäjien parhaasta ja oikeasti kovasta yrityksestä huolimatta ongelmilta ei ole nyt vältytty. Toivotaan, että tehdyistä korjauksista olisi nyt apua Hillalla tai ainakin ‘lopullinen’ ratkaisu ydinongelmiin löydettäisiin pian.

WWW-sivujen katko 31.3.2010

torstaina 1. huhtikuuta 2010

Kapsin jäsenten verkkosivuilla (palvelimet kirsikka ja karviainen) olevat WWW-palvelimen konfiguraatiotiedostot rikkoontuivat 31.3. Säätöä vierestä seuranneena kirjoitankin nyt analyysin, mistä katko luultavasti johtui.

Ensin hieman taustaa. Yhdistyksellä on noin 4400 virtuaalihostia WWW-palvelinten konfiguraatiossa. Samat sivut palvellaan molemmilta palvelimilta, joskin vain toinen koneista palvelee kerrallaan yhtä sivustoa (kirsikka *.kapsi.fi ja karviainen kaikkia muita). Konfiguraation koko on generoituna noin 1,9 megatavua ja se generoidaan skriptillä helpommin hallittavasta muodosta. Tämänhetkinen generointiskripti käy myös läpi, että kaikilla sivustoilla on lokihakemisto olemassa ja asettaa lokin käyttöoikeudet kuntoon. Skripti on ajettu 10 minuutin välein.

  1. Make-kääntöohjelma huomaa, että lähdetiedostot ovat uudempia kuin konfiguraatio, joten se aloittaa konfiguraation generoinnin.
  2. 10 minuuttia myöhemmin Make ajetaan uudestaan ja koska edellinen ei ole valmistunut, generointi aloitetaan uudestaan päällekäin edellisen kanssa.
  3. Ensimmäinen generointi valmistuu ja uusi konfiguraatio otetaan käyttöön (ei tutkittu onnistuiko tämä).
  4. Toinen generointi valmistuu, mutta koska se oli ylikirjoittanut keskeneräisen välituloksen, lopputulos on väärä. Apache ladataan taas uudestaan, mutta tällä kertaa konfiguraatiossa on ainoastaan uudelleenohjaussivustot (esim. www.domain.tld ➝ domain.tld) toimivat, koska ne generoitiin myöhemmin.

Tilanteen toistumisen estämiseksi lisättiin Makefileen toimiva lukitus. Aiemminkin siinä oli kyllä lukitus, mutta se varmisti vain pienen, sekunteja kestävän, osuuden toimivuuden.

Tämänkin pitäisi sinänsä riittää, mutta koska konfiguraation generointi on paisunut yhdistyksen koon kasvaessa kohtuuttoman hitaaksi, myös generointiskripti kirjoitetaan uudestaan heti kun ehditään (kirjoitan tätä alle tunti korjautumisen jälkeen). Merkittävin hidaste sivustojen toimintaan palauttamiselle tuli siitä, että skriptin ajaminen ja Apache-palvelimen uudelleenlataaminen kestää kymmeniä minuutteja. Lisäksi häiriön aiheuttaja selvisi tarkasti vasta minuutteja ennen kuin korjaus saatiin valmiiksi, minkä vuoksi ajastettu generointi ehti tuhota yhden sinänsä täysin ehjän konfiguraation. Tämä konfiguraatio ehdittiin kuitenkin saamaan käyttöön kirsikka-palvelimelle ennen kuin se tuhoutui, minkä vuoksi muut kuin *.kapsi.fi-osoitteet toimivat jo aiemmin kuin muut.

Karpalon tyhjennysyritys

torstaina 21. tammikuuta 2010

Halusinpa vain jakaa muutamia tunnelmia vanhan (historiallisesti erittäin ongelmalliseksi osoittautuneen) karpalo.kapsi.fi-koneen levyjen tyhjäysyrityksestä. Liittyihän kyseeseen koneeseen yhdistyksen historian pisin palvelukatko aikoinaan. Karpalo on tullut ylläpidon ja toimihenkilöiden keskuudessa surullisenkuuluisaksi toimimattomuudestaan. Sen vuoksi on saatu useita harmaita hiuksia ja tuhlattu aikaa ja vaivaa. Ja nyt hullut säätäjät haluavat laittaa koneen päälle?

Ensin RAID-ohjaimen asetuksista irrotettiin levyt RAIDista ja asetettiin näkymään yksittäisinä levyinä (single drive) käyttöjärjestelmälle.

Toiveet tyhjennyksen onnistumisesta olivat korkealla – olihan jo aiemmin RAID-ohjaimen asetuksia säätäessä yksi levy silloin tällöin päästänyt naksuvia ääniä ja sen nimenä näkynyt merkkisotkua.

DBAN lähtikin iloisesti käyntiin kuvitellun musiikin soidessa ja…

… jo hetken ajon jälkeen DBANin siniselle ruudulle ilmestyi muutama pieni virheilmoitus:

Tai tarkemminkin sininen ruutu muuttui mustaksi, sillä virheilmoitukset peittivät sen kokonaan.

Päätän lähetyksen tältä iltaa tähän.

Xobin palvelinsalin muutto

tiistaina 29. joulukuuta 2009

Vanha Eunetin laitesali, jossa xobina tunnettu lillukka-kone oli, aiotaan ajaa alas. Tämän vuoksi ilmeni tarve löytää uusi toissijainen laitesali Nebulan tilan lisäksi. Saimme tiedon laitesalin sulkemisesta 17.11.2009. Viimeiseksi irtisanomispäiväksi ilmoitettiin 31.12.2009, mikäli korvaavia palveluita ei oteta Elisalta. Tämän vuoksi jouduimme liikkumaan nopealla aikataululla muuton suhteen. Asiaa ei helpota sekään, että IP-uudelleennumerointi on iso operaatio ja IRC-yhteyksien siirtäminen tai saaminen ei ole yksinkertaista tai nopeaa.

Yhdistys pyrkii tarjoamaan mahdollisimman hyvän luotettavuuden jäsenpalveluilleen. Tämän vuoksi laitteita on sijoitettu kahteen eri saliin ja eri operaattorien yhteyksien taakse. Tarjouksia pyydettiin noin kymmeneltä eri operaattorilta. Suurin osa tarjouksista ei soveltunut tarkoitukseen, vaan tarjotut palvelut olivat joko liian kalliita sisältöön nähden tai eivät vastanneet tarjouspyyntöä.

Tarjouksista parhaiten sopivalta vaikutti Tenue, joka on varsin uusi tarjoaja. Kiinnostavana seikkana mainittakoon muun muassa, että Tenuella on yhteydet kahdelta ylemmältä palveluntarjoajalta, Elisalta ja RETN:ltä. Tämän avulla heidän on mahdollista tarjota hieman erilaisia palveluita.

Sähköposti- ja puhelinkeskustelujen pohjalta päädyimme käymään paikan päällä tutustumassa saliin ja neuvottelemaan yhdistykselle parhaiten sopiva palvelupaketti. Kokoonpanoksi iskuryhmään muodostui Joonas Kortesalmi, Ilkka Mattila ja Atte Hinkka. Ilkan kanssa lensimme Oulusta aamu seitsemän lennolla Helsinkiin. Helsingissä meitä oli vastassa Matti Averio (Maza), joka on mm. #kapsi.fi-kanavan aktiiveja.

Kävimme poimimassa juuri heränneen Aten kyytiin kotoaan ja suuntasimme kohti Helsingin konesalipeltoja (keksimäni nimi alueelle, jossa ilmeisesti sijaitsee pienehköllä alueella useita eri tarjoajien konesaleja). Etsimme alueelta soveltuvan ruokailupaikan ja kävimme nauttimassa paikallisen kulttuurielämyksen, 5 euron pizzan. Oululaisena täytyy myöntää, että kilpailu on tehnyt hyvää kun Helsingissäkin voi viimein syödä pizzaa järkevään hintaan ja täytevalintaakaan ei ole rajoitettu listan vakiopizzoihin.

Maha täynnä jatkoimme kello yhdeksitoista Tenuen tiloihin, jossa kävimme katselemassa salia itse ja kuvailimme yhdistyksen nykyiset ratkaisut ja rakensimme niitä vastaavan setin. Sitten kävimme läpi vaihtoehtoja, joilla palvelutasoa voisi nostaa entisestä. Pyysimme kahdesta iskuryhmän ja toimihenkilöiden taustajoukkon mielestä parhaiten soveltuvasta paketista vielä päivitetyn tarjouksen hallitukselle ja jatkoimme eteenpäin.

Kävimme viettämässä iltapäivää Helsingin yliopistolla ja tutustuimme muutamiin paikallisiin nähtävyyksiin. Jätimme Aten yliopistolle ja suuntasimme kohti lentoasemaa, jotta ehtisimme ajoissa viideltä lähtevään paluulentoon Ouluun. Lentoasemalta sovimme lyhyestä purkutilaisuudesta, jossa kävimme hallituksen ja muutaman ylläpidon jäsenen kanssa päivän tuloksia.

Atte, Ilkka ja Joonas (Kuva: Matti Averio)

Oulussa meitä oli vastassa Jesse Pussinen. Kävimme matkan varrella Ilkan, Jessen ja mukaan liittyneen Olli Vainion kanssa syömässä ja jatkoimme kohti kokousta. Kertasimme taas päivän tulokset, vaikka siihen mennessä suurin osa olikin jo käyty läpi myös irkin toimihenkilökanavalla. Hallitus pääsi helposti yksimielisyyteen siitä, että jonkin verran kalliimpi, mutta paremman toimintavarmuuden tarjoava ratkaisu on parempi ja se päätettiin tilata.

Suuret kiitokset Matti Averiolle päivän kulkemisista Helsingin päässä ja Jesse Pussiselle Oulussa. Päivän tuloksena saatiin luotua yhteyksiä Tenuen suuntaan ja löydettiin erittäin hyvältä vaikuttava ratkaisu Xobin sijoituspaikalle. Tietysti todellinen varmuus nähdään vasta kun kone saadaan saliin, mutta ainakin tällä hetkellä odotukset uudelle salille ovat kovat.

Joulukiireiden ja Sikteeri-rupeaman vuoksi tämän postauksen julkaisu siirtyi vasta käyttöönoton jälkeen. Toivottavasti kuitenkin asia vielä kiinnostaa.

Toimitilojen käyttöönotto

torstaina 5. marraskuuta 2009

Nyt se sitten viimein tapahtui. Yhdistyksen uudet toimitilat saatiin koekäyttöön Oulun Alppilassa. Tilat löytyivät erään talon kellarista ja vaikuttaisivat sopivan erinomaisen hyvin yhdistyksen tarkoituksiin. Tilojen käyttötarkoitushan siis erityisesti hallituksen ja ylläpidon kokoukset naamatusten, mutta myös muut toimihenkilöiden kokoontumiset. Tällaisten kokousten järjestämisen hyöty on jo moneen kertaan havaittu, mutta vasta nyt on mahdollista järjestää kokouksia ilman että niitä tarvitsee tuoda kenenkään koteihin.

Läppäreitä ja vieraskirja toimitilojen ensimmäisessä käyttökerrassa mukana

Ensimmäinen tiloissa järjestetty tapahtuma oli hallituksen kokous 5.11.2009. Sen verran asiat ovat kesken, että tiloista puuttuu vielä melkein kaikki kalustus ja kuvissa näkyvät kalusteetkaan eivät ole omia. Tiloihin hankitaan kokouksissa tarvitut välttämättömyydet, kuten pöytätilaa ja whiteboard, tietysti mahdollisuuksien mukaan edullisia tai ilmaisia lahjoituksia käyttäen. Tiloihin on tarkoitus järjestää myös kohtuullinen mikrofoni, jotta myös etänä osallistuminen kokouksiin on mahdollista.

Läppäri pöydällä toimitiloissa Toimihenkilöitä sohvalla

Tilojen käytöstä varmaan kirjoitellaan vielä lisää myöhemmin, ja tietysti myös muutenkin aktiivisesta toiminnasta.

Ylläpitopyynnöistä

lauantaina 25. heinäkuuta 2009

Melko usein, ehkä kerran pari viikossa, joku kyselee irkissä #kapsi.fi-kanavalla (tai muuallakin) onko ylläpitäjiä paikalla. Yleensä silloin taustalla on, että kysyjä haluaa pyytää ylläpitoa luomaan itselleen jonkin palvelun tai ’pienen’ muutoksen palveluun. Tällaisissa pyynnöissä on joitain ongelmia, joista haluaisin kertoa. Tyypillisesti vastauksena kysyjälle sanotaan ”laita sähköpostia ylläpidolle” tai muuta vastaavaa. Tämä saattaa tuntua hieman tylyltä; miksi juuri minun pyyntöäni ei voida tehdä irkkipyynnön perusteella jos kerran ylläpitoa istuu kanavalla?

Jono

Normaalisti sähköpostilla tulleet pyynnöt käsitellään saapumisjärjestyksessä, jos vain mahdollista. Jos pyyntöjä tehdään irkissä, ne menevät OTRS-tukijärjestelmän jonon ohi. Tämä ei ole reilua.

Kirjallinen jälki

Kun pyynnöt tehdään tukijärjestelmän kautta, niistä jää kirjallinen jälki. Samalla pysytään kärryllä siitä kuka pyyntöihin on vastannut ja miten. Pyydetyt asiat saadaan tehtyä loppuun asti ja jos tulee parin päivän päästä lisättävää samaan asiaan, pysyy koko viestiketju tallessa. Näin siitäkin huolimatta, että joku muu ylläpitäjistä hoitaisi asiaa.

Tehokkuus

Sähköpostiviestiä kirjoittaessa pystyy miettimään tarkasti mitä tarvitsee ja ylläpitäjän tarvitsee kysellä vähemmän asioita. Vapaaehtoisten ylläpitäjien rajallisesta ajasta saadaan enemmän irti, kun kaikki tiedot ovat käytettävissä kerralla sähköpostiviestissä. Ylläpitäjien omalle irkkikanavalle tulee tieto reaaliajassa uusista tiketeistä eli ylläpidolle lähetetyistä sähköpostiviesteistä!

Erilaiset hatut

#kapsi.fi on ensisijaisesti jäsenten kanava, eikä ylläpidon päivystyskanava. Moni ylläpitäjä keskustelee kanavalla omana itsenään, eikä välttämättä halua tehdä töitä juuri silloin kun sinä haluaisit. Ylläpitäjäkin on vain ihminen. Ajattele omalle kohdallesi: kun poistut töistä työpäiväsi päätteeksi, luultavasti haluat (tai haluaisit) ettei sinua vaivata työasioilla ennen seuraavaa työpäivää. Suothan tähän mahdollisuuden myös ylläpitäjille?

Loppusanat

Käytäntö sähköpostin käyttämisestä ylläpitopyyntöihin saattaa tuntua tylyltä, mutta sen takana on tavoite tarjota tasapuolista, laadukasta ja tehokasta palvelua jäsenille. Toivon, että kun minä tai joku muu kanavalla pyytää ottamaan yhteyttä ylläpitoon sähköpostitse, et ota sitä loukkaavana. Pyynnöt toistuvat kanavalla sen verran usein, että vastaukset pitkään toiminnassa mukana olleilla saattavat olla joskus lyhyitä ja ytimekkäitä.

Kiitos.

Jäsenmaksumuistutukset osa 2

tiistaina 7. huhtikuuta 2009

Kuten aiemmassa postauksessa kerroin, jäsenmaksulaskuistamme ei lähde tällä hetkellä automaattisia muistutuksia. Lisäksi laskut lähtevät vain jäsenrekisteriin ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tähän parannuksena meillä on tällä hetkellä tarjota ainoastaan toivo Sikteeristä, mutta se tuskin on nopeasti käyttöönotettavissa. Pankin vaihdon jälkeen saimme sentään käyttöömme koneella käsiteltävät tilitapahtumalistaukset ja nyt on ainakin mahdollista automatisoida valvontaa jonkin verran.

Niitä muistutuspaperita oli aika iso nivaska laitettavan kirjeisiin. Kirjeiden pakkausta. Olli ja Joonas laskevat kirjeiden määrää. Oli niitä iso nippu.
(Kuvia postitustalkoista, kuvat Matti Averio)

Koska maksamattomia laskuja oli pahimmillaan useiden vuosien ajalta, katsoimme järkeväksi yrittää vielä tavoittaa jäseniä paperisilla muistutuksilla sähköpostin lisäksi. Melko moni on varmasti vuosien aikana vaihtanut sähköpostiosoitettaan, mutta postitse on vielä toivoa tavoittaa jäsen.

Muistutuksia lähtikin paperilla hurja määrä, 418 kappaletta. Tästä on jo vähennetty sähköpostilla lähetetyn muistutuksen maksaneet.

Osa on varmaankin jättänyt maksun maksamatta, koska haluaa lopettaa jäsenyytensä mutta ei ole hoksannut lähettää asiasta viestiä hallitukselle. Toisaalta luvattoman monella on jäsenrekisterissä vanhentuneet yhteystiedot. Tämän postimuistutuksen tarkoituksena on osaltaan myös herättää heidät ennen tunnuksien lukitsemista.

Maksut maksamatta jääneet voidaan ainakin näiden muistutusten jälkeen viimein selkeästi erottaa. Ainakin tämän jälkeen jäsenrekisteri on taas siistimpi ja voidaan jatkossa valvoa jäsenmaksuja järkevämmin. Tavoite-aikatauluna on lukita tunnukset ennen vuosikokousta.

Jäsenmaksumuistutukset

torstaina 19. maaliskuuta 2009

Yhdistyksen nykyinen jäsenhallinta ja laskutus ovat melko ongelmallisia. Erityisesti näin on laskujen osalta, sillä laskut lähetetään vain jäsenen jäsenrekisteriin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Laskut eivät tietystikään voi päästä perille, jos jäsen lopettaa tämän osoitteen lukemisen. Yhdistyksen hallituksen prioriteeteistä ja käytettävissä olevasta ajasta riippuen on maksun unohtaneilta pyritty tiedustelemaan vieläkö he haluavat olla jäseninä. Automaattisuutta tässä prosessissa ei kuitenkaan juuri ole, minkä vuoksi yli kahdentuhannen jäsenen maksujen muistuttelu on ollut luvattoman epäsäännöllistä.

Torstaina 19.3.2009 lähetettiin useita satoja muistutuksia unohtuneista jäsenmaksuista. #kapsi.fi-kanavalla nousikin välittömästi keskustelu siitä, onko laskutusjärjestelmä sekoillut kun useat ihmiset saivat yhtäaikaa muistutuksia. Muutamia pieniä ongelmia lähetyksessä ilmenikin, mutta kokonaisuudessaan muistuttelu onnistui hyvin. Muistutusten lähetys käsin ei saisi tietystikään olla normaalitilanne. Tilanteeseen on tulossa korjaus, mutta sen aikataulu ei ole missään määrin varma vielä.

Sikteeri on vapaaehtoisten aktiivijäsenten koodaama korvaaja jäsenhallinnalle ja laskutukselle. Sen tarkoitus on ratkaista nykyjärjestelmän puutteet, joista aiheutuu virhealtista ja työlästä rutiinityötä. Jäsenhallinta ja laskutus ovat kuitenkin erittäin laajoja kokonaisuuksia ja ne ovat yhdistyksen toiminnalle kriittisiä. Lisäksi esimerkiksi osa ylläpidon työkaluista on integroitu vanhaan järjestelmään, minkä vuoksi nekin täytyy muuttaa käyttämään uudelleenrakennettua tietokantaa.

Hyvänä puolena muistutusrupeamasta voidaan tosin sanoa se, että jäsenrekisteri siistiytyy huomattavasti. Hallitukselle tulee parhaillaan huomattavasti tavallista enemmän osoitteenmuutoksia ja eroamisilmoituksia. Valitettavasti muutaman seuraavan päivän aikana hallituksen ja laskutuksen vastausajat saattavat venyä.

Nähdään vuosikokouksessa! Virallinen kutsu lähetettäneen jäsenille näinä päivinä.

Kickoff 2009 -tapahtuma pidettiin Oulussa

sunnuntaina 8. maaliskuuta 2009

Kickoff 2009 alkamassaViime vuonna suunniteltiin yhdistyksen toimihenkilöiden pikkujoulujen järjestämistä. Ne lopulta toteutuivat nyt 7.3.2009 Kickoff-päivän muodossa. Paikalle Ouluun oli kutsuttu kaikki nykyiset toimihenkilöt (hallitus, ylläpito, tiedotus). Heistä paikalle pääsivät kaikki paitsi kolme. Tapahtuma järjestettiin Elektroniikkatie 2B:n saunakabinetti Suomessa.

Tapahtuman kestosta yli puolet käytettiin yhdistyksen erilaisten järjestelmien läpikäymiseen. Vuosien varrella erinäisiä tarpeellisia järjestelmiä on kertynyt valtava määrä, eikä kenenkään voi odottaa tuntevan niistä kaikkia.

Minä aloitin tapahtuman kertomalla yhdistyksen suurimmasta tämänhetkisestä ohjelmistoprojektista, Sikteeristä. Sikteeri-projektin ajatus on jäsenhallinnan korvaaminen huomattavasti nykyistä paremmalla. Se on erittäin tarpeellinen yhdistyksen tulevaisuuden kannalta.

Sikteeri mahdollistaisi muun muassa jäsenen jäsenrekisteritietojen oman päivittämisen, paremman koodin ylläpidettävyyden ja luultavasti käytössä olevien palveluiden hallinnan webin kautta. Ehkä tulevaisuudessa on mahdollista klikata itselleen käyttöön kuvagalleria tai nimipalvelimet domainille suoraan www-sivulta.

Ylläpidon toiminnanjohtaja Tuomas Salomäki listasi fläppitaululle kaikki yhdistyksen järjestelmät jäsenrekisteristä kuvagalleriaan, yhteensä jotain kymmenkunta järjestelmää. Nämä käytiin läpi sitten järjestyksessä niin, että samalla keskusteltiin ja demottiin kunkin järjestelmän toimintaa.

Asiat saatiin käsiteltyä noin kello 19, minkä jälkeen siirryttiin vapaaseen keskusteluun ja säätöön. Ylläpito muun muassa siirsi Paskanmarjalle kopion Lakan järjestelmästä tarkoituksena testata Lakan päivittämistä Debianin uuteen Lenny-julkaisuun. Lisäksi valmisteltiin uuden vikatiedotejärjestelmän käyttöönottoa.

Keskustelua ja säätöä Kickoffissa
Vikatiedotejärjestelmä mahdollistaa sen, että yhdistyksen toimihenkilöt voivat lisätä yhdistyksen kotisivuille ilmoituksen yhdistyksen palvelimilla olevasta viasta välittömästi. Yhdistyksen kotisivut ovat nimittäin eri palvelimella kuin jäsenpalvelut, joten niitä pääsee katsomaan yleensä palvelukatkosten aikanakin. Vikatiedotejärjestelmä julkaisee myös viimeisimmän tilanteen IRC-kanava #kapsi.fi:n otsikossa, jolloin tilannetta on helppo seurata IRC:n puolelta. Tärkeimpänä toimintona on kuitenkin se, että samat tiedot välittyvät myös yhdistyksen kotisivujen etusivulle, josta niitä voivat katsella myös ne, jotka eivät irkkaa #kapsi.fi:llä.

Kaikenkaikkiaan päivä oli erittäin tuottelias. On mukava nähdä myös muilla paikkakunnilla asuvia yhdistyksen toimihenkilöitä ja tapaamisen jälkeen kaikilla on parempi kuva mihin suuntaan ollaan menossa. Oulun ulkopuolella asuville toimihenkilöille on ollut tapana korvata matkakustannukset tärkeimpiin tapahtumiin (vaalikokous, vuosikokous ja kaikkien toimihenkilöiden tapaaminen). Nyt vaikuttaisi siltä, että tämän kaltaisia tilaisuuksia tarvitaan useammin, kuten myös Sikteeri-projektin koodausiltoja.

Kiitokset osallistuneille ja tavataan taas vuosikokouksessa.