Yhdistyksen nykyinen jäsenhallinta ja laskutus ovat melko ongelmallisia. Erityisesti näin on laskujen osalta, sillä laskut lähetetään vain jäsenen jäsenrekisteriin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Laskut eivät tietystikään voi päästä perille, jos jäsen lopettaa tämän osoitteen lukemisen. Yhdistyksen hallituksen prioriteeteistä ja käytettävissä olevasta ajasta riippuen on maksun unohtaneilta pyritty tiedustelemaan vieläkö he haluavat olla jäseninä. Automaattisuutta tässä prosessissa ei kuitenkaan juuri ole, minkä vuoksi yli kahdentuhannen jäsenen maksujen muistuttelu on ollut luvattoman epäsäännöllistä.
Torstaina 19.3.2009 lähetettiin useita satoja muistutuksia unohtuneista jäsenmaksuista. #kapsi.fi-kanavalla nousikin välittömästi keskustelu siitä, onko laskutusjärjestelmä sekoillut kun useat ihmiset saivat yhtäaikaa muistutuksia. Muutamia pieniä ongelmia lähetyksessä ilmenikin, mutta kokonaisuudessaan muistuttelu onnistui hyvin. Muistutusten lähetys käsin ei saisi tietystikään olla normaalitilanne. Tilanteeseen on tulossa korjaus, mutta sen aikataulu ei ole missään määrin varma vielä.
Sikteeri on vapaaehtoisten aktiivijäsenten koodaama korvaaja jäsenhallinnalle ja laskutukselle. Sen tarkoitus on ratkaista nykyjärjestelmän puutteet, joista aiheutuu virhealtista ja työlästä rutiinityötä. Jäsenhallinta ja laskutus ovat kuitenkin erittäin laajoja kokonaisuuksia ja ne ovat yhdistyksen toiminnalle kriittisiä. Lisäksi esimerkiksi osa ylläpidon työkaluista on integroitu vanhaan järjestelmään, minkä vuoksi nekin täytyy muuttaa käyttämään uudelleenrakennettua tietokantaa.
Hyvänä puolena muistutusrupeamasta voidaan tosin sanoa se, että jäsenrekisteri siistiytyy huomattavasti. Hallitukselle tulee parhaillaan huomattavasti tavallista enemmän osoitteenmuutoksia ja eroamisilmoituksia. Valitettavasti muutaman seuraavan päivän aikana hallituksen ja laskutuksen vastausajat saattavat venyä.
Nähdään vuosikokouksessa! Virallinen kutsu lähetettäneen jäsenille näinä päivinä.
