Avaa sähköpostiohjelma ja luo uusi viesti. Jos olet törmännyt ongelmaan, johon tarvitset apua, lähetä viesti helpdeskille. Helpdesk-ryhmältä voit pyytää apua jäsenpalveluiden käyttämiseen liittyvissä ongelmissa. Esimerkiksi irssin ja päätesovelluksen (esim. PuTTY) ongelmat ääkkösten kanssa voivat ratketa Helpdeskin ohjeiden avulla.
Jos tarvitset muutoksia jäsenpalveluihin, esimerkiksi osoitteen uudelle blogillesi tai käyttäjätunnuksesi unohtuneen salasanan vaihdon, voit pyytää Kapsin ylläpitoa hoitamaan asian puolestasi.
Lähettäessäsi viestiä yhdistyksen toimiryhmäosoitteisiin, valitse aina vain yksi kohdeosoite. Jos asia kuuluu toiseen ryhmään, viesti siirretään jonosta toiseen.
Osoitteet löydät yhdistyksen tukipalveluiden yhteystietosivulta. Tarkempia ohjeita toimiryhmäosoitteen valintaan ohjesivuilta.
Otsikoksi viestiin yritä keksiä jotain hyvin ongelmaasi kuvaavaa. Näin viestin jonossa näkevä toimihenkilö tietää heti mitä asiasi koskee. Mielikuvituksen käyttö kannattaa, sillä varsinkin ylläpidolle tulee paljon sähköpostiviestejä päivittäin.
Kirjoita selkeästi argumentoiden ja perustellen, syyt yhteydenottoosi ja yksilöi asiat, joita viestisi koskee. Myös yksinkertaisiakin asioita saa tietysti kysyä.
Lähetä sähköpostiviesti ja huomioi hetken päästä paluupostissa tuleva tukipyynnön vastaanottamisviesti, jonka otsikossa on tukipyynnön tikettinumero. Jos sinulle tulee tarvetta antaa lisätietoja tai kysyä jotain tukipyyntöösi liittyen, vastaa tähän viestiin.
Odota rauhassa, niin vapaaehtoiset ylläpitäjät tai helpdesk auttavat sinua. Vastuulliset ylläpitäjät seuraavat tikettijärjestelmää tiiviimmin kuin irkkiä, joten hyvin luultavasti saat apua nopeammin edellä kuvatulla tavalla, kuin huutelemalla irkkiin. Lisäksi pyynnöstäsi jää dokumentti Kapsin järjestelmiin, mikä muistuttaa ihmisiä siitä, että töitä on tehtävänä. Tikettijärjestelmän kautta tulleet tukipyynnöt nousevat prioriteeteissa aina irkin yläpuolelle.
Sekin täytyy muistaa että kun otetaan yhteyttä, on jotain mistä tunnistaa jäsen. Yksinkertaisin tapa on käyttää sähköpostiosoitetta, jonka on antanut yhteystietoihin. Mielellään yhteydenotoissa näkyisi myös jäsenen nimi (esimerkiksi pelkkä ”t. pena” ei ole ihan riittävä). Jos vaikkapa asia liittyy saatuun jäsenmaksulaskuun, kannattaa tämä saapunut jäsenmaksulasku liittää kokonaisuudessaan viestiin.
Jäsen voi lähettää viestiä myös omalla @kapsi.fi-osoitteella jos jostain syystä ei pystykkään käyttämään yhteystiedoissa olevaa sähköpostiosoitetta.
Laskutukselta ei nykyisellään tule sitä automaattista vastausviestiä (joka sisältäisi tikettinumeron). Viestit kyllä tulevat perille ja vastauksissa voi olla viivettä. Jos et kuitenkaan ole saanut vastausta kyselyysi noin 1-2 viikon kuluuessa (mitä joskus voi kestää); otathan uudelleen yhteyttä.