Kapsin toiminta pyörii tällä hetkellä noin viidentoista aktiivisen toimihenkilön varassa. Kaikki ovat vapaehtoisia eikä tehdystä työstä saa mitään rahallista korvausta. Tässä kirjoituksessa ajattelin avata hieman sitä, paljonko Kapsin asioiden hoitaminen vie aikaa. Käytetty aika vaihtelee toimihenkilöiden kohdalla, mutta moni käyttää huomattavia määriä aikaa Kapsin asioiden edistämiseen.
Otetaan esimerksiksi edellinen viikko eli viikko 45, 8.–14.11.2010.
Maanantai:
Maanantaina päivällä kävi ilmi, että uusi palvelin Siika olisi toimituskunnossa siten, että se toimitettaisiin Kapsin toimitilalle Ouluun iltapäivästä. Sovimme toimituksen klo 17 aikoihin ja menin tuolloin toimitilalle ylläpidon edustajan kanssa ihmettelemään uutta laitetta. Lopulta seuraan liittyi muita ylläpidon edustajia ja olimme toimitilalla jonnekkin klo 23 asti säätämässä uutta rautaa. Samalla kirjoittelin joitain sähköposteja kun ylläpidon edustajat säätivät Siikaa.
Tiistai:
Kapsin vakuutukset tarvitsivat hieman päivitystä ja kävin päivällä tunnin verran neuvottelemassa läheisessä Pohjolan konttorissa niiden päivittämisestä nykyiselle vaatimustasolle.
Keskiviikko:
Joka toinen keskiviikko on perintisesti ollut hallituksen kokouspäivä ja tälle viikolle osui sellainen keskiviikko. Olin hieman myöhässä klo 18 jälkeen toimtilalla pitämässä kokousta. Itse kokous saatiin päätökseen varsin nopeasti, mutta keskustelimme ajankohtaisista asioista hallituslaisten kanssa toimitilalla vielä kokouksen jälkeen. Olin joskus hieman ennen yhdeksää kotona.
Torstai:
Torstaina illalla kirjoitin useamman viestin eri paikkohin ja vastailin hallituksen tikettijonossa oleviin kyselyihin. Käytin noin tunnin kaikkinensa tähän.
Lauantai:
Lauantaina esikäsittelin jäsenhakemuksia ja vastailin tikettijonon kyselyihin, aikaa käytetty reilu tunti.
Yleistä ajankäytöstä:
Siikaa lukuunottamatta tämä oli varsin tyypillinen viikko käytettyjen tuntien osalta. Pelkkä käytetty aika itsessään ei tietenkään kerro sitä miten paljon asioiden eteen tehdään. Monet asiat etenevät muiden juttujen oheella, siten että voisi kiinteästi sanoa, että käytin sen ajan hetken Kapsin asioiden hoitoon. Hyvänä esimerkkinä on IRCissä tapahtuva jatkuva keskustelu ja toiminta Kapsin asioiden edistämiseksi, vaikka saattaisikin tehdä samalla muuta. Myöskään mielestäni ei ole täysin väärin puhua ”henkisestä pääomasta” mikä on kiinni Kapsissa, ei ole enää paljon hetkiä jolloin ei olisi jotain yhdistyksen asioita mielen päällä. Hyvin usein myöskin Kapsin toimihenkilöiden tavatessa ihan muissa yhteyksissä Kapsi tulee väistämättä puheenaiheeksi.
Yksi Kapsin tulevaisuuden haasteista tulee olemaan se, että kaikille asioille riittää tekijöitä. Nytkin on ajoittain ongelmia, kun kaikilla ei aika riitä eikä keneltäkään voi olettaa vapaehtoistoiminnan priorisointia kovinkaan korkealle ajankäytössä. Useamman vuoden tähtäimellä ajatellen, lieneekin lähes väistämätön kehityssuunta, että yhdistyksellä on palkattua työvoimaa vapaehtoistoimijoiden lisäksi.
Hyvä teksti, itsekin olen joskus ajatellut kirjoittaa samasta aiheesta.
Aikanaan heitin tälle sivulle pitkälti arvauksena ”noin tunnin päivässä”, mikä ehkä pidemmän ajan keskiarvona vastaa omaa ajankäyttöäni:
http://www.kapsi.fi/yhdistys/osallistu.html
Ajanpuutteella on myös se harmillinen seuraus, että jos hoitaa tiketit ajallaan niin aikaa ei riitä ehkä lainkaan muuhun työhön. Kuitenkin esimerkiksi ohjeiden päivittäminen vähentäisi tikettejä tulevaisuudessa, joten kyseessä on hankala kierre.
Tässä tulee vähän huono olo tai ainakin tarve aktivoitua jossakin funktiossa asian tiimoilta. En vain tiedä miten voisin olla avuksi.
Seuraava haaste onkin keksiä, miten uusia toimihenkilöitä saadaan suoraviivaisesti mukaan toimintaan.
Mutta kyllä se mukaanpääsy onnistuu nykyiselläänkin, esimerkiksi tästä sivusta on hyvä aloittaa:
http://www.kapsi.fi/yhdistys/osallistu.html
Eniten se vaatii sitkeyttä, koska kukaan ei välttämättä ole jatkuvasti ohjaamassa sopivien tehtävien pariin. Mieleen tulee Ari-Martti, joka ekan vuoden vain jutteli toimarikanavalla, kunnes sopivia tehtäviä hallituksesta löytyi. Ja sitten pari tapausta, jotka liittyivät toimarikanavalle mutta eivät itse aktiivisesti pyrkineet osallistumaan, ja lopulta katosivat piireistä kokonaan.
Suuret kiitokset kaikille toimintaan vaikuttaville tahoille. Olin lukio- ja korkeakouluaikoina aktiivisesti mukana opiskelijatoiminnassa tekemässä asioita ison joukon eteen. Tein kerran samantyyppisen laskelman viikossa käytetyistä tunneista ja ihmettelin jälkeenpäin, että todellako aikaa kuluu niin paljon. Sen vuoksi arvostan suuresti Kapsin vapaaehtoistoimijoita! He tekevät asiat paremmin, nopeammin ja enemmän meitä käyttäjiä ajatellen kuin monesti kaupallisella puolella. Voitte siis kaikki olla todella ylpeitä tekemästänne työstä!
Vapaaehtoistyöllä on suuri arvo ja siitä saatava mielihyvä, oppi sekä kontaktit useimmiten korvaavat aiheutuneet haitat. Haastankin Kapsin käyttäjät: Osallistun jossain muodossa Kapsin toiminnan pyörittämiseen seuraavan kahden kuukauden sisällä.