Kapsi BLOG

Yhdistyksen kokouksien lähestyessä herää säännönmukaisesti myös keskustelu siitä, eikö voitaisi järjestää etäkokousta. COVID-19-pandemian aikana etäkokousratkaisut ovat nousseet muutenkin ajatuksissa korostuneesti pinnalle.

Yhdistyksien etäkokouksien ongelmakenttää:

• yhdistyksellä on tuhansia jäseniä
• kokoukseen osallistuvat on voitava tunnistaa jäseniksi
• ei olemassaolevaa teknistä ratkaisua joka mahdollistaisi kokousjärjestyksen mukaisen toiminnan suurella väkimäärällä
• ratkaisun tuottaminen ylittää työmäärältään käytettävissä olevan vapaaehtoisten työpanoksen moninkertaisesti

Kokousratkaisun tuottamisen mielekkyys on kyseenalaista niin tekijän motivoitumisen kuin ratkaisusta saatavan hyödyn kannalta; jäsenpalveluiden toteuttaminen on yhdistyksen tarkoituksen mukaista toimintaa, kokousratkaisun tuottamiseen keskittyminen ei.

Mikään ei tietysti estä tuottamasta ratkaisua, alusta kehitykselle järjestyy varmasti; taustajärjestelmien ja alustapalveluiden tuottajana Kapsi on omalla tontillaan. Olemassaolevien tekijäresurssien ohjaaminen ylläpidosta kokoustekniikan kehittämiseen ei ole realiteetti.

Valtoimena riehuva pandemia on heittänyt tänä vuonna kapuloita rattaisiin, ei pelkästään kokousten vaan kokoontumisten suhteen yleensä. Yhdistyksen vuosikokous jouduttiin kokoontumisrajoitusten vuoksi siirtämään, vastaavasti vaalikokouksen ajankohdan kanssa on ollut todella vaikeaa. Toivottavasti tuleva vuosi on tässä suhteessa helpompi.

Yhdistyksen toimintaan osallistuminen ja toimintaan vaikuttaminen on helpointa aloittaa kehittämällä omaa osaamistaan ja tuomalla esiin halukkuutensa vapaaehtoistyöhön. Lisää vapaaehtoisia tarvitaan toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi, olemassaolevaa tekijäkaartia vaarantamatta. Mikäli juuri sinulla on hyvä ajatus siitä, millaisia jäsen- ja julkispalveluita haluaisit Kapsin tulevaisuudessa tuottavan ja olet asian eteen valmis työskentelemään, kerro. Järjestetään resursseja.

Sääntömääräinen vuosikokous tulisi pitää vuosittain tammi-toukokuussa yhdistyksen hallituksen määrääminä päivinä. Pohjois-Suomen aluehallintovirasto on päätöksellään PSAVI/2395/2020 kieltänyt tartuntatautilain 58 §:n 1 momentin nojalla toimialueensa kuntien alueella kaikki sisä- ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset, joihin osallistuu yli 10 henkilöä. Päätöksen mukaan kielto päättyy 13.4.2020 kello 24:00. Suomen hallitus päätti 30.3.2020 jatkaa rajoitustoimia 13.5.2020 asti, mutta tästä ei ole vielä Pohjois-Suomen aluehallintoviraston päätöstä.

Oikeusministeriö on linjannut, että kokoontumiskielto koskee myös yhdistysten kokouksia. Oikeusministeriö on myös tiedottanut tekevänsä yhtiökokousten ja vuosikokousten järjestämistä poikkeustilanteessa koskevat lakiehdotukset, jotka se antaa eduskunnalle ensi viikolla.

Siirretään vuosikokouksen ajankohtaa vallitsevien olosuhteiden vuoksi alustavasti elokuulle, ja tarkennetaan aikataulua lähempänä ajateltua ajankohtaa. Jatketaan kokousasiakirjojen ja -aineistojen valmistelua normaalisti tilanteesta huolimatta. Ajankohdan siirto toteutetaan etenkin yhdistysten jäsenten sekä toimihenkilöiden terveydentilan suojelemiseksi.

Yhdistyksen hallituksen päätös tehtiin kokouksessa 7.4.2020. Aluehallintovirasto tiedotti rajoitustoimien jatkamisesta 8.4.2020: PSAVI/2943/2020

Muutoksen jälkeen asiat ovat toisella tavalla. Tässä tapauksessa myös paremmalla mallilla; vanhaa kalustoa on vaihdettu uuteen, kuten kalustosivulta on nähtävissä. Enemmän ja vähemmän anonyymit yhdistyksen säätäjä-ässät polttivat aikaa vaivojaan säästämättä; sivusta katsoen on ihmetyttänyt miten määrätietoisesti ja sujuvasti muutto tapahtui, ja miten vähän ongelmia muutosta seurasi.

Ylläpitoporukka muuttaa tätä kirjoitettaessa viikonloppunsa tunteja taustajärjestelmien remontiksi. Työn alla on Matrix-viestintätyökalun käyttöönotto, Jabberin poisto, uuden webbipalvelun taustajärjestelmien nosto tuotantokelpoiselle tasolle. Merkittävä osa asioista on käyttäjätasolla suoraan näkymättömiä, valvonnan kehittäminen kohentaa käyttäjäkokemusta häiriötilanteiden ehkäisyn sekä nopeamman toipumisen kautta.

Kuten aina tapahtumissa, keskustellaan myös siitä miten asioita voisi tehdä paremmin niin teknisellä kuin yhdistyksen tasolla. Mikäli mieleesi tulee jotain mitä haluaisit nähdä Kapsin tekevän, älä toki pidä kynttilää vakan alla, vaan kerro ajatuksistasi.

Kapsi Internet-käyttäjät ry:n vuosikokous on pidetty menestyksekkäästi jälleen kerran. Kiitos osallistuneille.

Heinäkuun lämmin viikko on ohi ja muutoin kylmänkalsea kesä kääntyy pikkuhiljaa lopuilleen. Elämä palailee tavallisiin uomiinsa ja yhdistysrutiinit jatkavat arkista kulkuaan.

Jäseniltä tulleiden pyyntöjen pohjalta selvitimme taas E-laskujen käyttömahdollisuuksia jäsenlaskutuksessa. Valitettavasti tilanne näyttää edelleen sille, ettemme voi modernisoida laskutusta ainakaan tällä tavalla. Järjestelyn kustannukset sekä käyttöönoton osalta että laskua kohden ovat yksiselitteisesti liian korkeat. E-lasku tuo mukanaan myös laskun siirtymisen perintään mikäli suoritusta ei näy eräpäivään mennessä, mikä tuntuu suhteettoman tylylle tavalle periä harrasteyhdistyksen jäsenmaksua.

Vuosia tekeillä ollut toimitilan hankinta on saatu kuluvana vuonna maaliin, eli yhdistys on siirtynyt tilavuokran maksusta vastikkeen maksuun. Toimitilan hankinta on ollut vireillä vuoden 2013 vuosikokouksesta lähtien, jolloin periaatepäätös hankinnasta tehtiin. Toimitila toimii nykyisen käyttönsä lisäksi jatkossa, tarpeen niin vaatiessa, reaalivakuutena mikäli rahoitusjärjestelyitä tarvitaan. Tila on ikäänsä nähden kohtuullisen hyväkuntoinen kerrostalo-osake. Tilaa tullaan muun remontoinnin yhteydessä muuttamaan helpommin yhdistyskäyttöön mukautuvaksi muunneltavaksi tilaksi.

Konesalimuutto lähestyy aikataulun kiristyttyä. Nykyisen palveluntarjoajan konesalituotteessa tapahtuu muutoksia, joiden myötä sali tulee vaihtumaan. Palvelun muutoksiin sekä tarjolla oleviin vaihtoehtoihin tutustuminen on vielä tässä vaiheessa kesken. Muuton yhteydessä tapahtunee kalustomuutoksia luonnollisen poistuman sekä uuden kaluston käyttöönoton myötä. Muutto suunnitellaan siten, että jäsenresurssien käyttö häiriintyy mahdollisimman vähän. Odotettavissa on kuitenkin melkoisen iso rypistys.