Arkisto: maaliskuu 2009

Miniläppäreitä

tiistaina 31. maaliskuuta 2009

Päätimme hankkia yhdistykselle, toimihenkilöiden käyttöön miniläppäreitä niitä haluaville toimihenkilöille.

Erittäin hyvin matkassa kulkevien säätöläppäreiden tarve on tullut viimeaikoina varsin ilmeiseksi kun toiminta on laajentunut ja halutaan nopeaa reagointia mahdollisiin ongelmiin. On myöskin huomattavan positiivinen asia, että yhdistyksen säädöt eivät ole enää riippuvaisia toimihenkilöiden omasta ATK-laitteistosta vaan yhdistyksen asioiden hoitoa varten on kone aina käytössä.

Laitteeksi valittiin Asus EeePC 1000HG, joka on perus 10″ miniläppäri Intelin Atom -alustalla ja integroidulla 3G:llä. Tällä kertaa koneita hankittiin seitsemälle, eli noin puolelle toimihenkilöistä. Jokainen toimihenkilö saa kuitenkin tahtoessaan käyttöön yhdistyksen läppärin myöhemminkin.

Toimitiloja yhdistykselle

tiistaina 31. maaliskuuta 2009

Kapsin toiminta on paisunut viime vuosina ja ihan kuukausinakin melkoisen pullataikinan lailla. Toimihenkilöillä on nykyään varsin paljon tekemistä – niin hallituksessa kuin eri toimiryhmissäkin. Erilaisten kokouksien ja säätöiltojen järjestäminen on tullut myöskin yleisemmäksi kun on havaittu, että varsinkin isot projektit hyötyvät näistä todella paljon. Ei ole tavatonta, että yhden illan aikana saadaan enemmän aikaan kuin viikossa/viikoissa ilman miittejä jos on oikeat ihmiset koottuna samaan paikkaan.

Näiden säätöiltojen ja säännöllisten kokousten järjestäminen alkaa käydä yksittäisille toimihenkilöille varsin kuormittavaksi eikä se ole kovin tarkoituksenmukaista, että säätöillat tai kokoukset vähenisivät. Onneksi olemme tähän asti saaneet pidettyä joitain miittejä erään toisen yhdistyksen tiloissa, mikä on vähentänyt kuormitusta toimihenkilöille. Tämä tosin ei ole pidemmällä tähtäimellä kestävä tai suotava toimintamalli.

Nyt olemme ryhtyneet pohtimaan josko pikkuhiljaa aika olisi oikea Kapsille hommata omat toimitilat.

Toimitilat voivat olla joko ihan toimistotilat tai sitten sopivan kokoinen ja mallinen asunto. Tiloissa tulisi olla ylläpidolle/toimiryhmille säätötila ja erillinen kokoustila.

Nykyisen kokemuksen valossa toimitila nostaisi toimihenkilöiden tuotteliaisuutta ja tekisi toimihenkilöille helpommaksi hoitaa yhä enemmän asioita kasvotusten. Tästä tietenkin jäsenet hyötyvät kun asiat tapahtuvat nopeammin ja enemmän kerralla.

Se, että miten toimitilaa mahdollisesti ryhdytään hankkimaan on vielä täysin avoinna, mutta mahdollisia toimintamalleja on useita kuitenkin. Mainittakoon kuitenkin, että yhdistyksen nykyinen taloudellinen tilanne on varsin hyvä toimitilahankintaa ajatellen. Vuosikokouksessa on tarkoitus keskustella jäsenistön kanssa tarkemmin toimitiloista kuten eilen lähetetyistä vuosikokouskutsuista käy ilmi, toivottavasti sinäkin olet paikalla ottamassa kantaa! 🙂

Jäsenmaksumuistutukset

torstaina 19. maaliskuuta 2009

Yhdistyksen nykyinen jäsenhallinta ja laskutus ovat melko ongelmallisia. Erityisesti näin on laskujen osalta, sillä laskut lähetetään vain jäsenen jäsenrekisteriin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Laskut eivät tietystikään voi päästä perille, jos jäsen lopettaa tämän osoitteen lukemisen. Yhdistyksen hallituksen prioriteeteistä ja käytettävissä olevasta ajasta riippuen on maksun unohtaneilta pyritty tiedustelemaan vieläkö he haluavat olla jäseninä. Automaattisuutta tässä prosessissa ei kuitenkaan juuri ole, minkä vuoksi yli kahdentuhannen jäsenen maksujen muistuttelu on ollut luvattoman epäsäännöllistä.

Torstaina 19.3.2009 lähetettiin useita satoja muistutuksia unohtuneista jäsenmaksuista. #kapsi.fi-kanavalla nousikin välittömästi keskustelu siitä, onko laskutusjärjestelmä sekoillut kun useat ihmiset saivat yhtäaikaa muistutuksia. Muutamia pieniä ongelmia lähetyksessä ilmenikin, mutta kokonaisuudessaan muistuttelu onnistui hyvin. Muistutusten lähetys käsin ei saisi tietystikään olla normaalitilanne. Tilanteeseen on tulossa korjaus, mutta sen aikataulu ei ole missään määrin varma vielä.

Sikteeri on vapaaehtoisten aktiivijäsenten koodaama korvaaja jäsenhallinnalle ja laskutukselle. Sen tarkoitus on ratkaista nykyjärjestelmän puutteet, joista aiheutuu virhealtista ja työlästä rutiinityötä. Jäsenhallinta ja laskutus ovat kuitenkin erittäin laajoja kokonaisuuksia ja ne ovat yhdistyksen toiminnalle kriittisiä. Lisäksi esimerkiksi osa ylläpidon työkaluista on integroitu vanhaan järjestelmään, minkä vuoksi nekin täytyy muuttaa käyttämään uudelleenrakennettua tietokantaa.

Hyvänä puolena muistutusrupeamasta voidaan tosin sanoa se, että jäsenrekisteri siistiytyy huomattavasti. Hallitukselle tulee parhaillaan huomattavasti tavallista enemmän osoitteenmuutoksia ja eroamisilmoituksia. Valitettavasti muutaman seuraavan päivän aikana hallituksen ja laskutuksen vastausajat saattavat venyä.

Nähdään vuosikokouksessa! Virallinen kutsu lähetettäneen jäsenille näinä päivinä.

Kuvallista selostusta

maanantaina 16. maaliskuuta 2009

Osa on ehkä huomannutkin, että reilu kuukausi sitten yhdistyksen sivuille tuli palvelinten suhteita selvittävä kaavio:
http://www.kapsi.fi/palvelut/palvelimet.html

Tein nyt kuvan myös sähköpostijärjestelmästä sellaisena, kuin se lauantaina tehtävän uudistuksen jälkeen on. Tämä kuva tulee myöhemmin sähköpostin ohjeistuksen seuraksi yhdistyksen sivuille, mutta laitan sen tänne blogiin jo etukäteen:
Kaavio Kapsin sähköpostipalveluista uudistuksen jälkeen

Jos tulee mieleen ideoita muista asioista, joiden selostukseen kuvat sopisivat, niin niitä voi lähettää helpdeskin osoitteeseen.

Mailihärdelli 2009

lauantaina 14. maaliskuuta 2009

Aluksi hieman historiaa

Aikoinaan kun Kapsin palvelimia pystytettiin, valittiin palvelinohjelmistoiksi pääasiassa säätäjille tuttuja ja yleisesti käytössä olevia ohjelmistoja. Tämä vaikutti silloin myös mm. imap-ohjelmiston valintaan, tai luulen että se silloin oli epävalinta, sillä käyttöön luultavasti päätyi ilman sen suurempaa valintaprosessia unix-maailmassa ja linuxillakin käytännössä de-facto ohjelmisto UW-Impad, joka on tyypillisesti bundlattu de-facto sähköpostiohjelman pinen kanssa.

Nyt on kuitenkin niin, että U of W kaikessa arvovaltaisuudessaan on tuottanut julkaisemillaan softilla lukemattomia päänsärkyjä sekä käyttäjille että ylläpitäjille. Esimerkiksi UW-Imapd on auttamatta vanhanaikainen, suorituskyvytön ja muutenkin inhottava. UW tuskin tulee tekemään asialle yhtään mitään. Uskon, että moni käyttäjien kohtaama ongelma voidaan kuitata toteamalla ”koska uw-imapd”.

Miksi sitten

Tiedämme nyt, että uw-imapd on huono. Miksi se sitten on vielä käytössä?

Itseasiassa, olemme päättäneet korvata imap-ohjelmiston Dovecotilla, joka on huomattavasti muokattavampi ja suorituskykyisempi. Tässä kohtaa tulee eteen kuitenkin muutama gotcha, jotka tekevät vaihtamisesta hieman kimuranttia, varsinkin kun käyttäjiäkin on jo pitkälti toista tuhatta. Jännimmät ongelmat liittyyvät siihen, että uw-imapd tarjoaa oletuksena suoran pääsyn kotihakemistoon, jolloin jos käyttäjä ei ole hoksannut asettaa ohjelmaansa jotain fiksua folder prefiksiä, on uudet kansiot luotu suoraan sinne. Dovecot on tässä kuitenkin fiksumpi, eikä oletuksena tarjoa pääsyä suoraan kotihakemistoon ja niin haluamme sen myös pitää. Ohjelman vaihtaminen siis ilman erityisiä toimenpiteitä aiheuttaisi siis sen, että joltain osalta käyttäjiä joutuisi kansiot näkymättömiin, joka luultavasti aiheuttaisi suurta hämmennystä ja ylimääräistä kuormaa ylläpidolle.

Miten korjataan?

Olemme piakkoin siirtämässä sähköpostipalveluja poistuvalta mulperi-palvelimelta toiselle hieman tuoreemmalle koneelle. Tämä on myös hyvä mahdollisuus vaihtaa imap-softa parempaan.

Olemme valmistelleet joukon automaatioita, joiden avulla on tarkoitus järjestellä imap-käyttäjien kansiot niin, että niiden toiminta jatkuisi mahdollisimman saumattomasti siirron jälkeen.

Tämä on teknisesti mahdollista, sillä kummankin ohjelmiston tapa säilyttää tieto sähköpostiohjelman käyttämistä kansioista on erittäin yksinkertainen. Suurimmaksi osaksi siirto tarkoittaa teknisesti sitä, että yhden tiedoston sisältö siirretään toisennimiseen tiedostoon lähes sellaisenaan. Niiden kohdalla, jotka eivät ole ohjelmassaan käyttäneen prefiksiä täytyy kuitenkin tehdä jotain muutakin, vaihdon jälkeen kun kotihakemiston juuressa sijaitsevat kansiot katoaisivat näkyvistä. Tällöin automaatio pyrkii siirtämään kansiot juuresta mail-hakemistoon, sillä ehdolla, että siellä ei ole jo saman nimistä kansiota. Tässä kuvaan astuu siis myös jonkinlainen parhaimman arvauksen periaate, jossa lopputulos saattaa tuottaa jonkin verran kevyttä hämmenystä käyttäjälle. Mitään ei kuitenkaan tuhota tai kirjoiteta yli, joten tilanne on katastrofin tapahtuessa korjattavissa.

Dovecot tarjoilee postit siis oletusarvoisesti mail-hakemistosta, joka vuoksi sähköpostiohjelmaan ei välttämättä enää tarvitse asettaa mitään prefiksiä, mutta sekä ”mail” että ”Mail” toimivat edelleen vastaavalla tavalla kuin ennen (Mail-prefiksillä saa Mail-hakemiston esille).

”Mail” ja ”mail” viittaavat siis kotihakemistossa sijaitsevaan hakemistoon, missä sähköpostiohjelmat säilyttävät kansionsa. Ero on siis oikeasti alkukirjaimen kapitalisaatiossa. Sähköpostiohjelmissa on eroja kumpaa muotoa ne suosivat.

Apua, ylläpitäjät lukevat/sotkevat/rikkovat postini!

Eivätkä lue.

Automaatiot on tehty niin, etteivät edes ne avaa missään vaiheessa kansioita luettavaksi. Ainoat tiedostot mitä luetaan ja kirjoitetaan ovat imap-ohjelmistojen käyttämät metatiedostot, jotka sisältävät niiden kansioiden nimet, mitkä käyttäjä haluaa ohjelmassaan näkyvän.

Olemme kuitenkin valmistelleet myös menetelmän, jolla käyttäjä voi kieltää automatiikkaa koskemasta tiedostoihinsa. Tällöin kaikki tarvittava muunnostyö jää kokonaan käyttäjän omille harteille. Menetelmä toimii siten, että kotihakemistoon lisätään tiedosto ”.hammertime”, esimerkiksi komennolla:

~$ touch ~/.hammertime

Uskallan luvata, että ilman automatiikan kosketusta joutuu mm. kaikki imap-kansiot lisäämään sähköpostiohjelmalla uudelleen luettaviksi (subscribe IMAP-folders). Jos et varmasti tiedä mitä pitää tehdä silloin jos mailisi katoavat näkyvistä siirron jälkeen, emme suosittele automaation estämistä.

Kickoff 2009 -tapahtuma pidettiin Oulussa

sunnuntaina 8. maaliskuuta 2009

Kickoff 2009 alkamassaViime vuonna suunniteltiin yhdistyksen toimihenkilöiden pikkujoulujen järjestämistä. Ne lopulta toteutuivat nyt 7.3.2009 Kickoff-päivän muodossa. Paikalle Ouluun oli kutsuttu kaikki nykyiset toimihenkilöt (hallitus, ylläpito, tiedotus). Heistä paikalle pääsivät kaikki paitsi kolme. Tapahtuma järjestettiin Elektroniikkatie 2B:n saunakabinetti Suomessa.

Tapahtuman kestosta yli puolet käytettiin yhdistyksen erilaisten järjestelmien läpikäymiseen. Vuosien varrella erinäisiä tarpeellisia järjestelmiä on kertynyt valtava määrä, eikä kenenkään voi odottaa tuntevan niistä kaikkia.

Minä aloitin tapahtuman kertomalla yhdistyksen suurimmasta tämänhetkisestä ohjelmistoprojektista, Sikteeristä. Sikteeri-projektin ajatus on jäsenhallinnan korvaaminen huomattavasti nykyistä paremmalla. Se on erittäin tarpeellinen yhdistyksen tulevaisuuden kannalta.

Sikteeri mahdollistaisi muun muassa jäsenen jäsenrekisteritietojen oman päivittämisen, paremman koodin ylläpidettävyyden ja luultavasti käytössä olevien palveluiden hallinnan webin kautta. Ehkä tulevaisuudessa on mahdollista klikata itselleen käyttöön kuvagalleria tai nimipalvelimet domainille suoraan www-sivulta.

Ylläpidon toiminnanjohtaja Tuomas Salomäki listasi fläppitaululle kaikki yhdistyksen järjestelmät jäsenrekisteristä kuvagalleriaan, yhteensä jotain kymmenkunta järjestelmää. Nämä käytiin läpi sitten järjestyksessä niin, että samalla keskusteltiin ja demottiin kunkin järjestelmän toimintaa.

Asiat saatiin käsiteltyä noin kello 19, minkä jälkeen siirryttiin vapaaseen keskusteluun ja säätöön. Ylläpito muun muassa siirsi Paskanmarjalle kopion Lakan järjestelmästä tarkoituksena testata Lakan päivittämistä Debianin uuteen Lenny-julkaisuun. Lisäksi valmisteltiin uuden vikatiedotejärjestelmän käyttöönottoa.

Keskustelua ja säätöä Kickoffissa
Vikatiedotejärjestelmä mahdollistaa sen, että yhdistyksen toimihenkilöt voivat lisätä yhdistyksen kotisivuille ilmoituksen yhdistyksen palvelimilla olevasta viasta välittömästi. Yhdistyksen kotisivut ovat nimittäin eri palvelimella kuin jäsenpalvelut, joten niitä pääsee katsomaan yleensä palvelukatkosten aikanakin. Vikatiedotejärjestelmä julkaisee myös viimeisimmän tilanteen IRC-kanava #kapsi.fi:n otsikossa, jolloin tilannetta on helppo seurata IRC:n puolelta. Tärkeimpänä toimintona on kuitenkin se, että samat tiedot välittyvät myös yhdistyksen kotisivujen etusivulle, josta niitä voivat katsella myös ne, jotka eivät irkkaa #kapsi.fi:llä.

Kaikenkaikkiaan päivä oli erittäin tuottelias. On mukava nähdä myös muilla paikkakunnilla asuvia yhdistyksen toimihenkilöitä ja tapaamisen jälkeen kaikilla on parempi kuva mihin suuntaan ollaan menossa. Oulun ulkopuolella asuville toimihenkilöille on ollut tapana korvata matkakustannukset tärkeimpiin tapahtumiin (vaalikokous, vuosikokous ja kaikkien toimihenkilöiden tapaaminen). Nyt vaikuttaisi siltä, että tämän kaltaisia tilaisuuksia tarvitaan useammin, kuten myös Sikteeri-projektin koodausiltoja.

Kiitokset osallistuneille ja tavataan taas vuosikokouksessa.